“Tatiana, ayúdame a mejorar mi manejo del tiempo.” No te imaginas cuantas veces me piden eso. Lo sé. A mí. A la que escribe y hace videos con sus confesiones de procrastinación.

La cosa es que también lidero muchos talleres de cambio personal y organizacional. Y todo el mundo quiere mejorar su manejo del tiempo. En las consultorías que he hecho en diferentes empresas, en mis sesiones privadas y en mis clases con empresarios y ejecutivos del sector público o privado SIEMPRE llegamos muy rápido a estas preguntas:

¿Cómo manejo mejor el tiempo?
¿Cómo me puedo volver más organizada?
¿Cómo puedo priorizar proyectos?
¿Cómo aprendo a decir que no?
¿Qué estrategias nos puedes dar para ser más productivos?
¿Cómo lograr mejor balance de vida y trabajo?

Cuando esto pasa, de verdad que les quiero devolver la pregunta. Yo también quiero saber.

El santo grial de nuestros tiempos es la fórmula para evacuar nuestra lista de tareas. Y el algoritmo lo sabe. Como los alquimistas en la antigüedad, ahora abundan los autoproclamados gurús que nos traen estrategias para convertirnos en esa persona que soñamos. Solo que ahora están en Amazon, YouTube, Instagram, LinkedIn y demás.

Nuestro paradigma, esa persona que queremos ser, se levanta temprano, desayuna una comida energizante y nutritiva (si no es que está haciendo ayuno intermitente). Hace ejercicio, tiene su día planeado y tacha todas las tareas de su lista antes de las 5 de la tarde. A veces 5.30. Tiene un sistema, se acoge a él y se va a dormir tranquila todas las noches porque hizo lo que tenía que hacer. Nunca negocia sus ocho horas de sueño, es millonaria y tiene los abdominales de Jillian Michaels en el 2008 (¡ya se que necesito urgentemente actualizar mis referencias de cultura pop! ¡Estoy trabajando en eso!)

Ahora me sumo a la lista de recursos del Internet que le tratan de dar una respuesta a nuestro pequeño problemita. Eso sí, ni de fundas creas que vas a encontrar acá algún tip para mejorar tus abdominales. Pero si tengo éxito con mis ideas, después de conocerlas te irás al menos con un poco de paz.

¿Un momento, pero tú no eres una procrastinadora por excelencia? ¿Con qué autoridad vienes a darme consejos sobre productividad?

 

Si te estás preguntando esto, pues tienes un punto. Te lo admito. Acá entre nos, me preocupa esta fama publica que he venido construyéndome a mí misma. Después de mis confesiones sobre procrastinación y de hacer varios videos sobre cómo lidiar con esa vieja amiga, es urgente reivindicarme.

Muchos pensarán: “Tatiana es una procrastinadora… que peligro”. ¡ Y no puedo dejar esto así! ¿Qué tal que mis jefes lean lo que escribo o vean mis videos? ¿O mis futuros clientes? ¿Qué ejemplo le estoy dando a mis estudiantes?

Pero no te vayas aún. No tengo ninguna pretensión de usarte para lavar mi reputación. La verdad es que este tema de proteger mi identidad es una batalla de simple justicia. Admito que mis problemas de manejo del tiempo han requerido sus buenas horas de terapia. Pero a pesar de esto, o tal vez a causa de esto, me considero bastante productiva.

¿Y cómo lo has logrado?

¿Te mencioné ya la terapia? Además de eso, he experimentado con varios métodos para organizar mi tiempo y enfocarme. Desde estructuras sofisticadas como Getting Things Done, pasando por “bullet journaling”, hasta los clásicos y desgastados pomodoros. He usado papel y lápiz, apps y software. Pero de todo lo que he leído y lo que he probado, hay dos libros que de verdad me han cambiado la cabeza. El primero es “Simplify” de Joshua Becker. El segundo es “4000 weeks” de Oliver Burkeman. De estas lecturas y de mis amplias reflexiones sobre la procrastinación, tengo los siguientes diez principios para mi manejo del tiempo y mi productividad:

10. Procrastinar bien.

De este ya hemos hablado. Hasta el cansancio. No toda la procrastinación fue creada igual. Hay mejores y peores formas de procrastinar. Hay unas que destruyen y otras que construyen. Saber distinguirlas nos ayuda a poner a trabajar la procrastinación a nuestro favor. El tema no se agota. Cada día aprendo más. Por ahora puedes acceder a mis ideas sobre procrastinación acá. Y acá.

9. Decir que «no» a lo que honestamente quiero decir que sí.

Como lo señala Burkeman, el problema con el trillado tema de cómo decir que no es que no se trata solamente de rechazar cosas que no son tan divertidas o tan interesantes o que nos pueden abrir mil puertas. Se trata de decir que no a cosas que nos encantaría hacer. Que tal vez nos cambiarían la vida. Que nos podrían traer la siguiente gran oportunidad. Ahí está el problema. ¿Entonces como escoger? Llegaremos a eso en el numeral 1.

8. Estar bien con no hacer nada. Y agendarlo.

La única cosa que respeto en mi agenda, es parar (Ok. Muchas veces no lo logro. Pero eventualmente paro). Parar no es ir a clase de tennis o de pintura. Ni tampoco planear ir a cine con amigos o a una comida con la familia. Parar es no tener NADA agendado. Solo un espacio para mí. ¿Cómo uso este espacio? Ya veré en el momento. Puede que termine leyendo, tejiendo, durmiendo, caminando. Puedo decidir, espontáneamente, usar este tiempo con mi hijo de tres años, con mi esposo o con alguien más. Pero tiene que ser espontáneo. No planeado. Esto me permite recargar energía y me lleva a responder mejor a todas las demandas que hay sobre mí y sobre mi tiempo.

Una condición para este espacio es que no puede haber ningún sentimiento de culpa. El tiempo destinado a esto no cuenta si no apago la vocecita que dice: “debería estar ordenando la cocina, tengo que contestar correos, por qué no estoy escribiendo, debería devolverle la llamada a Sonia. Hay que editar el video de esta semana.” Con la única que hay una deuda en este espacio (que suele ser muy reducido) es conmigo misma. Esto me ha costado mucho lograrlo. Pero callar esas voces que me hacen reclamos me trae los beneficios de la contemplación. Mientras escribo esto me acuerdo del libro de Ryan Holiday “Stillness is the Key”. Una de las citas más resaltadas de su libro dice:

“Entre menos energía gastemos arrepintiéndonos del pasado o preocupándonos por el futuro, más energía tendremos para lo que hay en frente nuestro.”

7. Estar bien con no hacer todo.

Una de las razones por las que odio las listas de tareas es porque crecen y crecen y crecen a un ritmo mucho más rápido del que logro tachar cosas. Y por las noches se convierten en dragones que me persiguen entre sueños, en cargos de conciencia para mi siguiente confesión, en ansiedad que se transformas en chocolates y cafés. Así que decidí no hacer listas. Pero cuando las hago (admitamos que es una estrategia práctica) NUNCA espero que tengan todo tachado en algún momento del día. O de la semana. O del mes.

Las listas de tareas no son el plato de arroz y remolacha que nos servían las abuelas. En ese plato, cada bocado necesitaba ser ingerido y digerido sin importar a qué costo para nuestra salud, para nuestra moral y para nuestra dignidad. Puedo dejar una parte de la remolacha servida y voy a estar bien. Aunque puede que mi abuela no quede tan contenta. Tal vez entonces, tendré que ejercitar el músculo de decepcionar a otros.

6. Estar bien con hacer cosas que no persiguen ningún fin.

He hablado de esto antes. En mi video de 6 razones para perder el tiempo explico por qué es tan importante para mí usar parte de mi tiempo en tareas que no tienen un retorno a la inversión tan evidente. No instrumentalizar cada segundo de mi vida. Si hago este curso, puedo vender tal servicio. Si aprendo esto, puedo mejorar mi perfil. Si me reuno con fulano de tal, me puedo conectar con fulana de tal. Hay un tiempo que no es para cultivar. Hay un tiempo que es para cosechar. Hay un tiempo que no se mide en términos de lo que va a traer para mi vida, sino que es la vida en sí misma.

5. Distribuir la responsabilidad.

Acá no me refiero a delegar. Me refiero a que entendamos las causas estructurales de nuestros problemas con el tiempo. Estoy francamente convencida que el eterno y magno problema de manejo del tiempo no es tuyo, ni es mío. Es decir, no es de los individuos sino de las estructuras a las que hemos delegado la organización del trabajo.

Las organizaciones ponen demandas imposibles sobre una buena porción de sus empleados. A otros, les dan tareas inútiles y desmoralizantes. Los KPIs (key performance indicators) son agobiantes. Es enfermizo asumir que las carreras exitosas se deben a semanas de 70 horas de trabajo. Todo esto resulta en una amalgama de acciones que nos dejan estresados y desgastados con nuestro trabajo, y son una fuente de plena insatisfacción.

Si siguiéramos todos los consejos de productividad que nos venden, puede ser que nos convirtamos en el trabajador estrella, en el emprendedor de la siguiente portada de Fortune. En el siguiente socio de la firma. Pero eso mata. O eso podría matar (para que no se me estresen los nuevos socios de firmas). Jeffrey Pfeffer lo explica bien en su libro “Dying for a Paycheck”.

4. Redefinir el éxito.

Ninguno de estos principios funciona, si no redefino que significa tener una vida satisfactoria. Si no enfrento la pregunta sobre cuales son las verdaderas fuentes de felicidad.

Navegamos una narrativa en la que el éxito que podemos alcanzar en todas las esferas de nuestras vidas es infinito. Siempre y cuando tengamos la tenacidad y la disciplina para perseguir nuestros sueños.

Para mí la única pregunta detrás de las decisiones de cómo usar mi tiempo son “¿qué es la buena vida?” y “¿cuál es la vida qué quiero vivir?’”.

Si en efecto logro “decir que no a lo que honestamente quiero decir que sí” (el numeral 9), tengo que asumir que perderé oportunidades. Es inevitable. Que algunas puertas no se abrirán. Que no me luciré ante toda la gente wow que podría lucirme, si me la pasara diciendo que sí. ¿Entonces qué? Tengo que hacer las paces con la idea de que esas puertas, y esas personas y esos proyectos no serán lo que me traiga plenitud.

3. Poner el trasero en la silla y escribir.

Esto me lo dijo una vez mi supervisora de tesis. En uno de esos muchos momentos en los que tocaba entregar un capítulo de la tesis y yo daba vueltas y vueltas y nada que lo terminaba. Mi profesora de Oxford, lo dijo tan elegantemente:

Put your ass in your chair, and write.

La verdad es que muchas de las cosas que sí quiero hacer, de los compromisos y proyectos que definitivamente voy a aceptar son freakingmente difíciles. Enloquecedores. Agobiantes. Me hacen enfrentar las dudas que tengo sobre mis capacidades. ¿Podré llenar las expectativas? ¿Corresponderá la realidad a las fantasias que tengo sobre el producto final?. Los proyectos en los que me meto son ambiciosos. Necesitan horas de trabajo, de determinación y de tenacidad.

Si mis “sistemas” funcionan estos proyectos habrán pasado los filtros adecuados para estar en mi agenda. Habré decidido que en efecto contribuyen a la buena vida y que dedicaré horas, o días, o meses, o años de mi tiempo limitado en este planeta para hacerlos a la mejor de mis capacidades. (¿Notaron que estoy usando el futuro condicional? Esta es en parte una visión y en parte una realidad)

En este punto es hora de tragarse los sapos asociados. No amo cada minuto de trabajo. No estoy en flow en cada etapa. Solo enfrento la tarea. Pájaro por pájaro.

Para una perfeccionista como yo, es importante recordarme a mí misma que el resultado nunca será tan maravilloso como me lo imagino. Si se trata de escribir, escribo. Y para no paralizarme me doy el lujo y la licencia de decir cosas estúpidas. De redactar mal con alguna frecuencia. Pero diré las cosas y redactaré. Todos los días un poquito. (Y este blog es parte de mi ejercicio).

Si se trata de un video, enfrento las penas de grabarme a mí misma en días en que no me siento fotogénica, ni articulada. Edito, al menos un poco, aún cuando no estoy inspirada. Y publico el video sin terminar. Siempre está sin terminar. Podría quitar un par de cosas más, agregar otras. Hacer otra toma. Incluir alguna animación. ¿Qué tal un letrerito más? ¿Será que esta música es la adecuada? Pero paro, y publico el video para lograr mi meta de la semana. Con la humildad que conlleva aceptar que no quedó perfecto y que no será viral. Y con la esperanza de que, con cada video que sale al aire, obtendré algún incremento modesto en mis talentos para contar historias en medios audiovisuales.

Si se trata de un curso, hay días en que la química con mis estudiantes está a todo dar. Me alimento de esos días. Y acepto que hay otros en los que no. Aprecio a los participantes que les brillan los ojos durante la sesión y trato de poner mucha atención a esos que cuentan los minutos para que se acabe la clase. ¿Cómo puedo mejorar para ellos?

Pero, siguiendo los consejos de Rudyard Kipling, no me tomo tan en serio ni los halagos, ni las críticas.

En todos los escenarios, sencillamente llego y lo hago. Doy lo que puedo en el proceso y asumo los resultados.

2. Entender que las decisiones tienen trade-offs.

Todo lo que hago implica no hacer algo más. Todo lo que no hago implica hacer algo más.

Tengo un hijo de tres años. Me volví mamá a los 37. Antes de tener a mi bebé viajé, estudié afuera y viví en tres países diferentes. Viví sola, viví con roommates. Tuve compañeros de apartamento de Estados Unidos, Slovenia, Israel, Brasil, Rusia, Pakistán, México… Todo lo que le dirían a uno: “mijito, antes de organizarse viva la vida. Recorra el mundo”. Mi vida está llena de bendiciones y de satisfacciones. Pero, algún día me despediré de mi hijo con muchas menos horas de vuelo de las que tendrá una persona que lo haya tenido a los 20 años. Tal vez el que decidió ser padre a los 20 años tenga muchas más oportunidades de pasar tiempo con sus nietos de las que tendré yo.

Esta historia no carga arrepentimientos de ningún tipo. Por ahora. He vivido la vida que he podido vivir. Las experiencias que han estado a mi disposición. Pero sí me queda algo claro: cada vez que decido hacer algo, decido no hacer otra cosa. A veces el “trade-off” es evidente en ese instante. A veces solo lo apreciaremos con el tiempo.

¿Entonces que hacer ante esta limitación existencial? Lo que Burkeman nos recuerda es que seamos más conscientes que estamos decidiendo en vez de dejarnos llevar por simple inercia.

1. Saber que me voy a morir.

Este es el mensaje principal de Burkeman en su libro. Lo que mejor podemos hacer con nuestro manejo del tiempo es enfrentar la realidad incómoda sobre el poco tiempo que tenemos. Nos vamos a morir. La vida es finita. No podemos hacer todo.

Burkeman recuerda a Heidegger, quien dice que la vida humana no es más que una secuencia de momentos en el tiempo. Burkeman entonces insiste en que si entendemos la vida y el tiempo como algo que “poseemos” o que “controlamos” tenemos la batalla perdida. Nos volvemos freaks -fracasados- de manejo del tiempo, y terminamos viviendo con ansiedad y agitación. En esa medida, las promesas de la industria de la productividad como “controla tu tiempo, controla tu vida” son la fuente de una pelea que ya perdimos.

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Estas diez estrategias me ha ayudado a ordenar mi tiempo y mis prioridades. Y sobre todo a tener más paz con mi manejo del tiempo. Si les gustaron estas ideas los invito a compartirlas con otros. Pueden ser un buen provocador para una charlita con su equipo o su familia esta semana.

En nuestro conversatorio del viernes, vamos a ampliar algunas de estas ideas. No todas. De algunas ya he hablado suficiente, y para otras no habrá suficiente tiempo. Sin embargo, te invito a que me acompañes para que nos sentemos a charlar del tema y aprendamos unos de otros. Si crees que esto le puede servir a alguien más, por favor compártelo.